MEETING! MEETING! MEETING!

Hari2 meeting.. hari2 meeting.. 

Bila meeting, chorum nya bukan main ramai lagi. Tapi, sebenarnya hanya beberapa orang sahaja yang aktif dan positively involved dalam meeting tersebut. Dan, meeting juga kerap melarat2 sampai terekeluar daripada agenda atau melencong jauh daripada topik. Banyak chronology dan explanation being done but it is obvious that only a few whom pay their attention. 

Minutes writer pula termenung sakan dan blur apa yang nak di masukkan dalam minutes nanti. Ceritanya panjang, tapi catitannya hanya 2 baris.

Kadang2 dalam meeting, ada sub-meeting yang berdiscuss sesama sendiri sahaja. Entah apa decision yang di ambil tidak pasti. Tapi, bunyi discussion nya bukan main rancak lagi. Kenapa tidak kongsi sahaja dengan semua ahli meeting ?

Sekali sekala, minutes writer akan angguk2 kepala tanda faham. Chairperson pula, sesekali tanya soalan untuk tambah kepastian. Manakala, ahli meeting yang lain semuanya blur dan ada yang buat hal sendiri di depan laptop masing2.. keletap, keletup, keletap, keletup bunyi papan kekunci di tekan. Apa yang pasti, bukan lah berkaitan dengan meeting yang sedang berlangsung.

Nak control crowd meeting bukannya mudah kalau chairperson tu bukan orang yang berjawatan tertinggi dalam crowd meeting tersebut. Kalau semuanya separas sahaja, sure ada ego yang berlaga. Sesekali, chairperson akan tujukan soalan kepada ahli2 yang macam dah hanyut dalam meeting supaya mereka kembali ke dalam meeting. Sebabnya, walaupun ramai yang ada.. masing2 hanya nak focus atau respond pada item yang berkaitan dengan mereka sahaja. Kalau di fikir2kan, betul juga pendirian yang diambil tersebut. Kalau bukan dalam kawalan mereka, tentu nothing much they can contribute, right ?

Secara lazimnya dan menjadi common knowledge yang handphone sepatutnya di silent kan semasa meeting. Malangnya, masih ada lagi yang buat2 tidak faham. Mungkin juga sebab nak menunjukkan yang mereka itu sangat busy. Ada juga yang setkan ring tone sms nya dengan lagu. Punya lah panjang padahal sms nya hanya sekadar.. "Nak lunch kat mana ?". 'Busy' betul.

Bila masuk meeting yang tidak berkaitan atau tidak memerlukan involvement yang tinggi.. sure terasa nak keluar awal dan sentiasa ambil peluang (atau create peluang) untuk keluar daripada meeting. Ndak2 pula kalau kena jadi wakil kepada orang dalam sesuatu meeting.. emmm..

Bila la meeting ni nak abis ? huhu..

TRICK BILA BERADA DALAM MEETING

1) Datang awal

Maksud datang awal ialah.. 15 minit selepas masa meeting sebenar untuk mengelakkan masa ada di bazirkan oleh orang2 yang suka sangat datang meeting lambat. Macam diorang saja lah yang busy dan banyak kerja.

"Sorry, sorry.. I busy lah tadi mengadap bos"

Piiraahhh!

2) Pilih tempat duduk

Kalau meeting bahagian anda, pastikan anda memilih tempat duduk yang terjauh atau lebih baik tersorok daripada chairman. Sebab chairman tu sudah tentu lah ketua bahagian anda. 

Tujuan duduk jauh dan tersembunyi adalah untuk mengelakkan daripada pandangan chairman terhalang sekiranya beliau hendak melihat orang dibelakang anda. Pendek kata, biar pandangan chairman kepada anda terhalang.. jangan anda yang menghalang pandangan chairman kepada orang lain

3) Silent kan handphone

Pastikan handphone anda di silent kan supaya tidak mengganggu kelancaran meeting nanti. Cuba bayangkan kalau tengah rancak chairman berkata2, tiba2 handphone anda yang bernada dering lagu justin bieber tu berbunyi.. tak ke haru nama nya.

Yang lebih penting lagi ialah, anda akan sentiasa boleh berlakon seolah2 ada orang call anda tanpa sesiapa pun tahu. Pandang handphone, tekan button, letak di telinga dan keluar daripada meeting. Sampai di luar, ambil masa sehingga 15 minit sebelum masuk semula. Lebih afdal kalau anda lakukan ketika chairman mula nak berikan assignment2 kepada jemaah meeting.

4) Bawa buku & pen

Pen gunanya untuk tulis nama dalam kertas kehadiran. 

Sekali sekala tulis sesuatu dalam buku anda seolah2 anda sangat fokus dengan apa yang dibincangkan. Tak kisah lah kalau apa yang anda tulis itu sebenarnya ialah senarai wish list bila nak dapat bonus nanti. Yang penting, tulis sesuatu dan pastikan tiada orang yang dapat lihat/baca

5) Bawa laptop

Zaman sekarang kebanyakkan orang mempunyai laptop dan sentiasa bawa laptop ke meeting. Anda pun perlu ada sama. Kalau tidak dibekalkan oleh syarikat, beli lah sendiri. 

Pastikan laptop anda boleh di connect ke internet. Semasa meeting berlangsung, boleh lah anda google2 dan update status facebook.

6) Eye contact

Sentiasa mewujudkan eye contact dengan sesiapa yang sedang bercakap di dalam meeting. Berikan perhatian serius kepada apa yang sedang beliau cakapkan seolah2 anda sangat2 berminat dan point beliau adalah sangat menarik. Sekali sekala, tulis kan sesuatu dalam buku anda seolah2 anda mencatatkan point2 penting sedangkan apa yang anda tulis adalah.. wish list : TV plasma 50 inchi.

7) Be present without being active

Be as passive as possible.Only voice out kalau ada orang specifically mention your name. Itupun, sila limitkan kepada, "Good idea" or "Tiada soalan"

Adat dalam mesyuarat, kalau anda active memberikan pandangan dan pendapat.. maka, anda lah calon paling sesuai untuk melakukan tugasan yang dibincangkan.

8) Don't argue

Agreed to all but argue outside the meeting

9) Don't question 

Lazimnya di hujung meeting akan ada sessi round the table yang bertujuan untuk bertanya soalan atau pendapat setiap seorang ahli meeting.

Diam. Strictly shake your head menandakan anda tiada soalan atau pandangan lain.

10) Leave immediately

Tinggalkan meeting immediately once the chairman kata kita adjourned the meeting. Don't mingle around. Because sometimes you could end up be assigned with some assignment.

Selamat mencuba. Itupun, sekiranya anda hanya mahu menjadi pekerja yang biasa2 sahaja.

Sekian.